POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

ULTRABORDADOS S.A.S., en su calidad de Responsable Tratamiento de datos personales, a través de la presente política informa sus datos de identificación:

Nombre o Razón Social ULTRABORDADOS S.A.S.
NIT 800.170.112-7
Domicilio Medellín – Antioquia
Dirección Carrera 52A #12-54
Correo Electrónico asistenteadmin@ultrabordados.com.co
Teléfono 034-362-41-42

INTRODUCCIÓN

La sociedad ULTRABORDADOS S.A.S., en adelante ULTRABORDADOS, en cumplimiento de lo consagrado por la Ley 1581 de 2012 y en sus normas complementarias – Decreto 1377 del 2013, Decreto 886 del 2014, Decreto 1759 del 2016 – y en atención al compromiso empresarial con el respeto del HABEAS DATA como derecho constitucional, garantizando que los titulares de la información puedan conocer, rectificar, actualizar o solicitar la eliminación de dicha información, formula la presente política de tratamiento de información y datos personales.

DEFINICIONES

En primer término, es necesario dar a conocer las definiciones que trae consigo la normatividad vigente, aplicable a la temática de tratamiento de datos, con el fin de brindar mayor claridad, a todas aquellas personas naturales o jurídicas a las cuales está dirigido el presente documento, así:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de Tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES

Los datos personales objeto de esta política, podrán obtenerse a través de cualquier medio legal, bajo el conocimiento y autorización previa de los titulares de la información. Dicha información se solicitará con la intención de desarrollar el objeto social de la compañía.

Los titulares de los datos personales suministrados a ULTRABORDADOS deberán autorizar a través de cualquier medio el Tratamiento de los datos, incluyendo aquellos que se hayan obtenido con ocasión de relaciones laborales y/o comerciales entre las partes, dicha información tendrá el tratamiento que se indica en la presente política.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO

El objeto social principal de ULTRABORDADOS S.A.S. es la realización de actividades de compra, venta, confección, exportación, importación de todo lo relacionado con bordado en cuero y tela, con la industria textil y del calzado; la prestación de servicios de bordado, estampado, sublimado, grabado y corte láser y la comercialización de productos textiles y/o prendas de vestir.

ULTRABORDADOS podrá llevar a cabo, en general, todas las operaciones, de cualquier naturaleza que ellas fueren, relacionadas con el objeto mencionado, así como cualesquiera actividades similares, conexas o complementarias o que permitan facilitar o desarrollar las actividades comerciales de la sociedad.

Los datos personales solicitados por ULTRABORDADOS a sus clientes, contratantes y/o contratistas; serán utilizados internamente y de manera exclusiva para el desarrollo del objeto social descrito, en desarrollo de lo cual, serán usados, entre otras, para realizar las siguientes actividades:

  • Contactar con los titulares de los datos suministrados y/o responder las consultas acerca de productos y servicios ofrecidos.
  • Dar cumplimiento a los pedidos realizados por los clientes, incluyendo el procesamiento de la información de pago, organización del envío, entrega de facturas y/o confirmaciones de pedidos.
  • Ejecutar la relación contractual existente con los clientes, incluidas las obligaciones postcontractuales.
  • Para fines de atención al cliente y de marketing, tales como análisis de consumo, trazabilidad de marca, publicidad conductual, observación y análisis del historial de pedidos de cada cliente, realización de estudios con fines estadísticos, de conocimiento del cliente, entre otros.
  • Suministrar información sobre los productos y/o servicios ofrecidos por ULTRABORDADOS o sus filiales, subordinadas o matrices; así como informar sobre eventos y promociones implementadas por la compañía y, en general, para divulgar información referente a la actividad comercial de la compañía.
  • Ejecutar fines administrativos internos o comerciales, tales como: estudios de crédito, elaboración y presentación de cotizaciones, verificación de referencias comerciales o laborales de experiencia, análisis estadísticos, estudio de hábitos de consumo, realización de encuestas sobre satisfacción, ofrecimiento o reconocimiento de beneficios propios, verificación de pagos, elaboración de facturas y contratos, entre otros.
  • Verificar, estudiar, comprobar o validar los datos suministrados.
  • Vinculación como contratista o proveedor.
  • Estudiar y analizar la información entregada para el seguimiento y mejoramiento del servicio y la atención.
  • Entregar la información recolectada a terceros con los que la compañía contrate el almacenamiento y administración de datos personales, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad consagrados en la normativa vigente.
  • Comunicar y permitir el acceso a los datos personales suministrados a terceros proveedores de servicios de apoyo general y a las personas naturales contratadas por ULTRABORDADOS.
  • Control y prevención de fraude, lavado de activos y financiación del terrorismo.
  • Efectuar notificaciones legales previas al reporte de información a centrales de riesgo de información financiera, así como realizar consultas y reportes del estado de las obligaciones ante las referidas centrales.
  • Verificar pagos relacionados con el servicio prestado y realización de las gestiones de cobranza tendientes a recuperar las obligaciones pendientes de pago.
  • Suministrar, compartir, enviar o entregar datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de ULTRABORDADOS S.A.S. ubicadas en Colombia o cualquier otro país.

Además de las anteriores, los datos personales serán usados para ejecutar cualquier otra actividad necesaria para la efectiva prestación de los servicios o adquisición de los productos ofrecidos por ULTRABORDADOS S.A.S. o contratados con ésta.

OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ULTRABORDADOS S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento, deberá cumplir los siguientes deberes:

    1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
    2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
    3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
    4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
    6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
    7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
    8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
    9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
    10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en el presente documento.
    11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1281 de 2012.
    12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
    13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
    14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
    15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

  • Derecho a conocer. El titular de la información, podrá en cualquier tiempo y de forma gratuita, solicitar a ULTRABORDADOS S.A.S. información acerca de cuáles de sus datos personales reposan dentro de las bases de datos de la compañía y cuál es el uso que se le da a la misma, además conocer cuáles de los datos aportados, han sido objeto de transferencia.
  • Derecho a actualizar. El titular de la información, podrá en cualquier tiempo y de forma gratuita, solicitar a ULTRABORDADOS S.A.S., que se actualicen sus datos personales, para lo cual deberá proporcionar en forma veraz, oportuna y completa la información que desea se incluya en la base de datos y/o archivo de la Compañía, lo cual comprende la entrega de la documentación soporte que se requiera para tal efecto.
  • Derecho a rectificar. Si el titular de la información, considera que los datos que tiene la ULTRABORDADOS S.A.S., dentro de su base de datos, son inexactos o incompletos podrá solicitarle en cualquier momento y en forma gratuita, que se corrija tal información, para lo cual deberá acudir de forma personal, identificándose en debida forma, a través de los canales habilitados por la empresa, explicando en qué consiste la inexactitud o inconsistencia y suministrar en forma correcta y completa la información que desea se incorpore en la base de datos, lo cual comprende la entrega de la documentación soporte que se requiera para tal efecto.
  • Derecho a suprimir. En cualquier momento y sin costo alguno, el titular de la información podrá solicitar a ULTRABORDADOS S.A.S. que elimine los datos que a bien considere necesario, para lo cual deberá identificarse en debida forma y señalar cuál es la información a eliminar, acompañando dicha solicitud de la documentación soporte que se requiera para tal efecto.
  • Derecho a revocar su autorización. El titular de la información estará en la capacidad de revocar la autorización otorgada a ULTRABORDADOS S.A.S., para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no tenga un deber legal o contractual en virtud del cual deba mantener vigente dicha autorización. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
  • Derecho a solicitar prueba de la autorización. El titular de la información podrá solicitar a ULTRABORDADOS S.A.S. acreditar la existencia de la autorización impartida en los casos en que por ley la misma era necesaria para el tratamiento de sus datos.
  • Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. El titular de la información estará facultado a presentar quejas y reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio si considera que se ha presentado alguna infracción a las normas que regulan la protección de sus datos personales, El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS, RECLAMOS O PETICIONES

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 o sus normas complementarias, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo el siguiente procedimiento:

  1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  2. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Para ejercer sus derechos, y presentar sugerencias, consultas, reclamos o peticiones, ULTRABORDADOS S.A.S. ha designado un área especial, con cual puede contactarse a través de los datos de contacto dispuestos al inicio de la presente política.

MEDIDAS DE SEGURIDAD

Obrando de conformidad con lo consagrado en la Ley 1581 de 2012 ULTRABORDADOS S.A.S. adoptará los mecanismos congruentes con las medidas técnicas, humanas y/o administrativas necesarias para dar aplicabilidad al principio de seguridad emanado de la ley anteriormente citada, con el fin de proteger los registros aportados, evitando su pérdida, acceso, uso, consulta, alteración por terceras personas no autorizadas.

VIGENCIA Y MODIFICACIONES

La presente Política de Datos Personales entra en vigencia a partir del día veintisiete (27) de mayo de 2020.

ULTRABORDADOS S.A.S. se reserva el derecho de modificar la presente Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento y de manera unilateral cuando lo considere necesario o se realicen cambios en la normativa que así lo amerite.

Las modificaciones y/o actualizaciones realizadas entrarán en vigencia una vez sean publicadas en el sitio web www.ultrabordados.com.